Privacybeleid

Speedy Systems is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website (speedysystems.eu), het klantenportaal en de daarop aangesloten formulieren worden verwerkt.

• Speedy Systems
• Kamer van Koophandel (KvK): 42164890
• BTW-nummer: NL005549895B04
• Gevestigd in: Nederland
• E-mail: info@speedysystems.eu
• Telefoon: +31 (0)6 57006672

Voor vragen over dit privacybeleid of over uw gegevens kunt u ons bereiken op bovenstaand e-mailadres.

Contact- en offerteformulier

Wanneer u het contact- of offerteformulier invult en verstuurt, verwerken wij de gegevens die u invult: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, onderwerp en bericht. Bij een offerte-aanvraag komen daar aanvullende projectgegevens bij, zoals branche, projecttype, gewenste dienst, budget, tijdlijn, huidige situatie, gewenste functies, platformen, hoe u ons heeft gevonden en uw projectomschrijving. Deze gegevens worden per e-mail naar ons verzonden zodat wij uw aanvraag kunnen beantwoorden.

Bestellingen en klantenportaal

Wanneer u een bestelling plaatst via de bestelpagina, verwerken wij uw klanttype (particulier of zakelijk), naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode, plaats, land en — voor zakelijke bestellingen — uw bedrijfsnaam en btw-nummer. Optioneel kunt u een verwijzingscode van een reseller invoeren. U kiest daarbij een wachtwoord waarmee een account voor het klantenportaal wordt aangemaakt; in dat portaal vindt u uw facturen en abonnementen. Uw bestelling leidt tot een factuur (PDF) die direct per e-mail wordt verzonden en, bij terugkerende diensten, tot een abonnement.

Nieuwsbrief

Wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, verwerken wij uw e-mailadres, de gekozen taal, de bron van de aanmelding en uw IP-adres. Bij een dubbele opt-in sturen wij eerst een bevestigingsmail. Wij meten ook of e-mails worden geopend en op welke links wordt geklikt (e-mailadres, type gebeurtenis, de aangeklikte url, uw browser/user-agent en IP-adres) om de nieuwsbrief te kunnen verbeteren. U kunt zich met één klik afmelden.

Betalingen

Betalingen verlopen via onze betaalprovider Mollie of via een bankoverschrijving. Wanneer u online betaalt, verwerkt Mollie de betaalgegevens; wij ontvangen de status van de transactie zodat wij uw bestelling en factuur kunnen afhandelen.

Technische gegevens en logs

De website plaatst een sessiecookie (PHPSESSID) die nodig is voor de werking van de site en beveiligingscontroles. Voor de beveiliging en storingsanalyse leggen wij technische gegevens vast in logbestanden en in een audittrail: het IP-adres, de user-agent, de opgevraagde url en het tijdstip. Formulieren worden beschermd met een honeypot-veld, een CSRF-token en een snelheidslimiet op basis van een versleutelde (gehashde) versie van uw IP-adres.

Analytics en marketing (alleen na toestemming)

Wij gebruiken Google Analytics 4 en de Meta Pixel om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om campagnes te meten. Deze scripts worden pas geladen nadat u in de cookiebanner op "Accepteren" heeft geklikt. Zonder uw toestemming worden deze trackers niet geladen. Zie ons cookiebeleid voor details.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, en waar dat geldt volgens de wettelijke termijn.

• Facturen, bestel- en belastinggegevens: 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht vereist (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen).
• Nieuwsbrief: zolang u ingeschreven bent; bij afmelden markeren wij uw adres als uitgeschreven en sturen wij u geen nieuwsbrieven meer.
• Contact- en offerte-aanvragen: zolang nodig om uw aanvraag af te handelen en voor de daarop volgende correspondentie; daarna niet langer dan noodzakelijk.
• Klantenportaalaccount: zolang uw account actief is. Na beëindiging bewaren wij de bijbehorende factuurgegevens volgens de fiscale termijn.
• Log- en auditgegevens: voor een beperkte periode, uitsluitend voor beveiliging en storingsanalyse, en niet langer dan daarvoor noodzakelijk.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en verstrekken ze alleen aan partijen die nodig zijn om onze diensten te leveren, of wanneer wij wettelijk verplicht zijn.

• Mollie — onze betaalprovider, voor de afhandeling van online betalingen.
• Google — voor Google Analytics 4, uitsluitend nadat u toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.
• Meta — voor de Meta (Facebook) Pixel, uitsluitend nadat u toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.
• Onze e-mailserver (SMTP) — voor het verzenden van berichten, bevestigingen, facturen en nieuwsbrieven.
• De serverinfrastructuur waarop deze website en de bijbehorende database draaien.

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met passende afspraken over beveiliging en gebruik.

Google en Meta kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (onder meer in de Verenigde Staten). Wanneer dat gebeurt, is de doorgifte gebaseerd op passende waarborgen zoals de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming (SCC's) van de Europese Commissie. Meer informatie over de gebruikte cookies en diensten staat in ons cookiebeleid.

Deze website gebruikt een noodzakelijke sessiecookie en bewaart uw functionele keuzes (zoals uw thema en uw cookievoorkeur) lokaal op uw apparaat. Analytische en marketingcookies plaatsen wij pas nadat u toestemming heeft gegeven. Een volledig overzicht, inclusief hoe u uw keuze kunt wijzigen, vindt u in ons cookiebeleid.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) voor de website en voor het verzenden van e-mail.
• Wachtwoorden voor het klantenportaal worden versleuteld (gehasht) opgeslagen, nooit als leesbare tekst.
• CSRF-tokens, een honeypot-veld en een snelheidslimiet om formulieren tegen misbruik en spam te beschermen.
• Databasetoegang uitsluitend via voorbereide statements (prepared statements).
• Audit- en foutlogboek zodat incidenten traceerbaar en diagnoseerbaar zijn.

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage in de gegevens die wij van u verwerken.
• Correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van uw gegevens (recht op vergetelheid), voor zover geen wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.
• Beperking van de verwerking.
• Gegevensoverdraagbaarheid: ontvangen van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat.
• Bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Uw toestemming voor de nieuwsbrief of voor analytics-/marketingcookies op elk moment intrekken.

U kunt uw verzoek sturen naar info@speedysystems.eu. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uzelf te identificeren. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.

Bent u het niet eens met hoe wij uw gegevens verwerken? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming.

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins aanmerkelijk treffen.

Onze diensten en website richten zich niet op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen; mocht dit onverhoopt toch gebeuren, dan verwijderen wij deze zodra wij ervan op de hoogte zijn.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, de website of de wetgeving daarom vraagt. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen die uw rechten raken, informeren wij u waar mogelijk actief.

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op.

• E-mail: info@speedysystems.eu
• Telefoon: +31 (0)6 57006672